در مواجهه با نیاز به مدیریت کسب و کار خود، ما همیشه به دنبال روش ها و نکاتی برای آسان کردن زندگی خود هستیم . به عنوان مثال: چگونه حسابداری رستوران با اکسل را نگه داریم. اکسل یا هر نرم‌افزار صفحه‌گسترده دیگری می‌تواند کمی ترسناک به نظر برسد، مخصوصاً برای آن دسته از ما که عادت به استفاده روزمره از آن نداریم. با این حال، کشف پتانسیل آن نیازمند کمی تمرین و تلاش است .
حسابداری رستوران با اکسل، چه فایده ای دارد؟
داشتن یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت رستوران و پیگیری جنبه های مختلف، بدون عارضه و به صورت متمرکز.
در ادامه این مقاله، متوجه خواهید شد، که چگونه حساب‌های رستوران خود را در اکسل نگه دارید، موجودی‌های خود را مدیریت کنید و کسب‌وکار خود را مانند یک حرفه‌ای مدیریت کنید.
چندین راه حل وجود دارد که ما می توانیم فراتر از حسابداری، از نرم افزار اکسل استفاده کنیم. به عنوان مثال، میتوانید موجودی‌های خود را کنترل کنید، که به شما کمک می‌کند تا موجودی خود را در سطح مورد نیاز نگه دارید و اطمینان حاصل کنید که هر غذا با بهترین متریالی که در رستوران خود دارید آماده می‌شود.
کمی دلهره دارید، نمی توانید حسابداری رستوران با اکسل را شروع کنید؟ نگران نباشید، بیایید قبل از اینکه کامپیوتر خود را روشن کنید و روی نماد اکسل کلیک کنید، به موارد کلیدی که باید کاملاً آگاه باشید نگاهی بیندازیم.
نحوه انجام حسابداری رستوران با اکسل
کلید ۱: داده ها را وارد کنید
قبل از پر کردن اولین سلول اکسل، توصیه می کنیم موجودی متریال و داده های خود را تعریف کنید، یعنی تمام داده هایی را که در طول فرآیند مدیریت رستوران خود استفاده خواهید کرد، جمع آوری کنید و در دسترس داشته باشید .
این داده چیست؟ موارد زیر بخشی از آنها هستند:
- تامین کنندگان فعلی
- سرمایه گذاری در مواد اولیه
- بودجه هزینه
- حقوق و دستمزد کارکنان
- کمیسیون ها و طرح های پرداخت
- بودجه خدمات ثابت و متغیر
- کمک هزینه برای هزینه های غیر منتظره
- بدهی های انباشته و پیش بینی هزینه
با شفاف بودن و در دسترس بودن این اطلاعات، به نحوه انجام حسابداری رستوران در اکسل فکر خواهید کرد.
کلید ۲: به صورت روزانه پیگیری کنید
اگر در راه یادگیری نحوه انجام حسابداری رستوران با اکسل هستید، اولین چیزی که باید در مورد آن واضح بدانید این است که باید کارهای روزانه خود را پیگیری کنید. به عبارت دیگر، شما باید همه چیزهایی را که وارد و خارج می کنید، با جزئیات پیگیری کنید. هر ورودی و خروجی باید دلیلی داشته باشد. به این ترتیب، اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی فرصت های بهبود و رشد را خواهید داشت.
کلید ۳: حقوق و دستمزد
پیش بینی هزینه باید هر یک از خروجی های ثابت یا متغیر رستوران شما را در نظر بگیرد که یکی از مهمترین آنها حقوق و دستمزد است. راه درست برای مدیریت حقوق و دستمزد این است که هر کارگر، حقوقی که باید به آنها بپردازید، طرح کمیسیون یا پرداخت های متغیر مشخص شود. علاوه بر این، ایده آل است که تاریخ ورود، موقعیت و عملکرد هر یک از افرادی که بخشی از رستوران شما هستند را بدانید. برای پردازش حقوق و دستمزد خود منتظر تاریخ پرداخت نباشید، باید این کار را از قبل انجام دهید تا در اسرع وقت از شرایط خاصی مطلع شوید.
کلید ۴: ساعت حسابداری
بدترین اشتباهی که می توانید مرتکب شوید این است که اجازه دهید کار روی هم انباشته شود. یک روز را برای حسابداری تعیین کنید. سعی کنید به آن برنامه پایبند باشید و تمام اطلاعات را به روز نگه دارید. علاوه بر این، در طول آن روز حسابداری، میتوانید پرداخت‌ها به تامین‌کنندگان، خدمات و حقوق و دستمزد را سازماندهی و برنامه‌ریزی کنید و همه چیز را از قبل در اختیار داشته باشید تا از عجله در آخرین لحظه جلوگیری کنید.
کلید ۵: فاکتورهای دیجیتالی بهترین هستند
فاکتورهای یک رستوران می تواند تعداد بی شماری از فاکتورها باشد، هفتگی، دو هفته ای، ماهانه، خدمات، تعمیرات، خدمات آب و برق، همه چیز باید به روز و منظم باشد . حالت ایده آل این است که فاکتورها را دیجیتالی کنید، آنها را در سیستمی نگه دارید که به شما فرصت تجزیه و تحلیل تغییرات و استفاده از آنها را به عنوان داده برای فصل های آینده می دهد. به یاد داشته باشید که چند سنت اضافی بر روی ماده‌ای که هر روز استفاده می‌کنید، بیشتر از آن چیزی است که فکر می‌کنید. آیا خوب نیست برای آن افزایش های فصلی پیش بینی شود؟ صورت‌حساب‌های خود را دیجیتالی کنید و با نگاه کردن به گذشته، آنچه را که برای دیدن آینده نیاز دارید، خواهید داشت.
انواع اکسل که باید بشناسید
با این پنج کلید، ما مطمئن هستیم که تمام اطلاعاتی را که برای نگهداری حساب‌های یک رستوران در اکسل نیاز دارید، در اختیار خواهید داشت. اکنون زمان آن رسیده است که بدانید در اکسل چه کارهایی می توانید انجام دهید.
اکسل برای تجزیه و تحلیل ظرف
مطالعه میزان فروش غذاهایی که در منوی خود دارید برای رستوران شما مفید است، بنابراین می دانید به چه موادی نیاز دارید و هزینه هر کدام چقدر است. این اکسل باید شامل چه چیزی باشد؟ داده هایی مانند نام غذا، هزینه آماده سازی، مواد مورد نیاز، قیمت فروش، تعداد ظروف فروخته شده و حاشیه سودی که در هر ظرف به دست می آورید.
برای اطلاع از محبوبیت غذاهای موجود در منو، توصیه می شود ستونی را تنظیم کنید که درصد فروش آن غذا را از بین تمام غذاهای فروخته شده در طول دوره مورد تجزیه و تحلیل نشان دهد.
اکسل مواد تشکیل دهنده
موادی که در رستوران خود استفاده می کنید، بدیهی است، که یکی از هزینه های متغیر رستوران شما هستند . با این حال، به ندرت می توان داده های به روز در مورد این هزینه ها را در آشپزخانه یک رستوران پیدا کرد. بنابراین، از آن سنت پیروی نکنید و تک تک موادی که در رستوران خود استفاده می کنید، هزینه های ماهانه، دفعات خرید و تامین کننده را پیگیری کنید.
با این رکورد، تصمیم گیری در مورد زمان و میزان افزایش یک غذا در منوی شما آسان تر خواهد بود.
حقوق و دستمزد رستوران در اکسل
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، باید لیست حقوق و دستمزد خود را پیگیری کنید. چه راهی بهتر از اکسل برای انجام این کار؟ مطمئن شوید که سلول‌هایی با داده‌هایی مانند نام کارگر، موقعیت شغلی، حقوق ثابت، حقوق متغیر، کمیسیون یا هر مفهوم پرداخت دیگری دارید که باید به هر فرد احترام بگذارید.
در یک برگه جداگانه، ایده آل است که با افزایش کارکنانی که با توجه به زمان های خاص سال نیاز دارید، پیش بینی داشته باشید، به عنوان مثال: تابستان، کریسمس، تعطیلات و هر فصل دیگری که به عنوان شلوغ ترین زمان شناسایی کرده اید.
اکسل برای انواع سس و پیش غذا
برای تهیه غذاهای خود به پایه، سس و مقداری پیش آماده سازی نیاز دارید که هزینه آن در اکسل لحاظ نشده است. در این صورت باید فضایی برای محاسبه هزینه های این آماده سازی ها داشته باشید. در این اکسل باید مواد تشکیل دهنده، خانواده غذایی که به آن تعلق دارد، مقدار مصرف، غذاهایی که برای آن استفاده می شود، هزینه های پردازش و مقدار آماده شده: لیتر، کیلو و غیره را درج کنید.
اکسل برای مواد مصرفی
مواد مصرفی رستوران شما نیز به یک فایل اکسل خاص نیاز دارد و باید یک فایل اکسل ایجاد کنید تا همه چیز را پیگیری کنید . این مواد مصرفی چیست؟ دستمال سفره، محصولات تمیزکننده، رومیزی، ظروف غذای آماده، کیسه، لباس فرم، همه چیزهایی که در رستوران شما مصرف می‌شود تا به خوبی کار کند. در آن اکسل باید نوع محصولات، دفعات استفاده، مقداری که باید خریداری شود، دفعات خرید، هزینه‌ها، تامین‌کننده و محصولاتی که می‌توانند به عنوان جایگزین عمل کنند را درج کنید .
مهم است که جزئیات تامین کننده مورد اعتماد را برای هر یک از مواد مصرفی درج کنید. با استفاده از این اکسل، ما مطمئن هستیم که نگهداری حساب های رستوران شما و کنترل درآمد و هزینه های کسب و کار شما بسیار ساده خواهد بود.
اگر از عاشقان صنعت آشپزی و خلق طعم های شگفت انگیز هستید میتوانید با مراجعه به صفحه کتاب آشپزی، به دنیایی از تکنیک، دستور پخت ها و رسپی های محرمانه بین المللی دست یابید و دانش خود را در صنعت خوراک و نوشیدنی (آشپزی، بیکری، باریستا، بارتندری، میکسولوژی، رستری و ...) تا عالیترین سطوح جهانی ارتقا دهید.